総務部門向け受付、オフィス・サービスの提供

ストーリー

従業員規模約500名の貿易会社のお客様はこれまでに限られた人数で広範囲の総務業務をこなしていました。業者対応から宅配便の手配、郵便物の配布等といった業務を十分にカバーできておらず、不足分を補うために各部署ごとに対応を迫られる時もありました。

ウィリアムズ・リーが新たに提供した有人受付サービス及び事務業務の効率化により各部門のノンコア業務をどのように効率化したかご紹介します。

  • お客様の課題

    従業員規模500人に従業員に対して、もともと担当2名のみで総務業務を運営しており、業者対応、来客対応、郵便物処理、宅配便関連等の総務関連業務に割くためのリソースが不足していたため、各部署ごとに対応していました。結果、各部署のノンコア業務の割合が増え、コア業務に専念できない環境にありました。

    また、上記に加え、各部署で発生する一般事務業務(データ入力、ファイリング等)に関しても適切なリソースが不足していたため事務処理業務が滞りがちでした。

  • 当社ソリューション

    ノンコア業務の集約と改善を図るためウィリアムズ・リーではまず“有人受付サービス”の設置を行いました。業者受付や来客対応を全て一元管理できる体制を整えました。結果、各部署のノンコア業務の約80%の集約を実現しました。

    また受付スタッフに入力・事務処理の経験が豊富なスタッフを兼務させることによる受付ピークタイム時以外の業務効率化にも成功。各部署のノンコア業務を最少人数で取り込むことに成功しました。