リモートワークに役立つ郵便物のデジタライゼーション化

ストーリー

リモートワークを本格導入した大手金融のお客様にとって、悩みの種はオフィスに届き続ける郵便物の処理でした。郵便物の確認のための出社や残置郵便にまぎれた請求書の遅延処理を解決したのはウィリアムズ・リーの“デジタル・メール・ソリューション”でした。

イニシャルコストを抑え、信書を適切に扱う当社のデジタル・メール・ソリューションがお客様のリモートワークを推進した事例をご紹介します。

  • お客様の課題

    号令的にリモートワークを開始するも毎日届く郵便物の確認、請求書の承認・処理、契約書など“紙ベース”で発生するドキュメントの処理のため多くのお客様は週に数時間オフィスに出社する必要がありました。

    サードパーティ製の“郵便デジタル・サービス”はありましたが、ランニングコストも高く、費用対効果には疑問符がつきました。

    予想外にも“郵便物”がリモートワーク推進のボトルネックとなっていました。

  • 当社ソリューション

    ウィリアムズ・リーが提供する「ドキュメント・センター」が信書の代理開封許諾を得たうえでリモートワーカー向けにオフィスに届く郵便物の開封・スキャンを実施。既存のシェアポイントシステムとビジネスチャットを連携させ、在宅ワーカーのお客様へ郵便物のセキュアかつ迅速な転送通知を実現しました。

    また紙ベースで作成される契約書は適切にデジタル化、アーカイブ処理を施すことで担当者が必要な時に確認できる体制を構築しました。

    既存インフラと当社のベストプラクティスを融合させ低ランニングコストで郵便・印刷物のデジタル化に成功しました。