デジタルメールルームの導入:情報ガバナンスのための検討事項

January 03, 2023

目立たない存在のメールルームですが、ビジネスエコシステムにおいては中心に位置しています。外部から郵送されたビジネス文書を受取るのがメールルームであり、企業のDX化においては最初に着手するチームの一つでもあります。コロナ禍でハイブリッドワーキングが浸透し、テレワーク社員がオフィスに郵送される情報に効率的にアクセスするためには、デジタルメールルームの重要性は高まっています。

デジタルメールルームの導入には、技術面に目がいきがちです。適切な機器と最適な運用が必要なのは事実ですが、デジタルメールルームを適正に運用することで、情報ガバナンスを強化できる点にも着目すべきです。反対に、不適切な運用をすると情報ガバナンスに悪影響を与えてしまいます。

デジタルメールルームの導入には、次の点に着目ください:

書類や電子ファイルに関するポリシーは設定されていますか?

企業は、様々な種類のデータを取扱うため、それぞれについて情報ガバナンスの枠組みを設定します。その際、どの書類を電子化し正式な記録として保存するべきか、といったガイドラインの作成も必要です。デジタルメールルームでは、文書のカテゴリー分類、電子ファイルへの変換およびルーティングが行われることから、情報ガバナンスプロセスの管理および効率化に貢献します。

文書の保管期間は?

文書の保管期間とは、企業が取扱う様々な記録の利用目的や保存期間を定めたもので、情報の作成から廃棄までを追跡するものです。

デジタルメールルームを導入する際は、「文書を電子ファイルに変換した場合、オリジナルの書類をいつまで保存すべきか?」、「30日間保存するのか?それとも即時に破棄するのか?」といった事項についても取り決める必要があります。

また、重要な記録や直筆署名入り文書に関するポリシーも準備しておく方が良いでしょう。

情報ガバナンスの枠組みでは、アクセス権、セキュリティおよびプライバシーに関するポリシーも定めていますか?

メールルームは、企業のデータ処理における中枢に位置しており、プライバシーやセキュリティに関して厳重な管理が必要なチームです。デジタルメールルームを導入する際には、情報ガバナンスでのアクセス権、セキュリティおよびプライバシーに関するポリシーを盛り込む必要があります。こうしたポリシーを適切に定めることで、配達された全ての郵便や書類を適正な場所に保管し、アクセス権を持ったスタッフのみに閲覧を制限できます。

個人情報の検索と特定を容易にし、文書が作成されてから破棄されるまでの監査証跡を確実に残せることから、適切な規定に基づいて運用されるデジタルメールルームは、EU一般データ保護規則(GDPR)やカリフォルニア州消費者プライバシー法(CCPA)といたデータ保護規制の遵守に対応しています。

情報ガバナンスは制約があるためネガティブなイメージをもたれますが、実際は、受領する情報の価値や目的を整理するためものであり、プロセスの透明性やデータ管理の向上に貢献するものです。

さまざまな課題があるものの、情報ガバナンスは優れたビジネス慣習であるという点について、異論はないでしょう。文書の電子化は、企業が受取る情報の整理やプロセスの効率化に繋がり、適切に運用されているデジタルメールルームは、情報ガバナンスの強化に繋がります。

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